In Beweging, waarom Lean en AI hand in hand gaan

Jan: Hallo Liesbet, hoe gaat het met jou?

Liesbet: Dag Jan. Goed, goed jong. Ik ben echt excited om hier aan dat podcastverhaal te kunnen beginnen.

Jan: Ja, ik ben al even excited, want er heeft een man zonet beslist om een slijpschijf boven te halen om de straat hier te bewerken. Dus de luisteraars krijgen al meteen een side-effectje erbij, maar daar gaan we ons over zetten. Maar goed, Liesbet, waarom zijn we hier vandaag?

Liesbet: Wel, wij gaan de handen in elkaar slaan en wij gaan samen een podcastreeks opstarten. En vandaag is de pilotaflevering. We gaan elkaar voorstellen: wie zijn wij, waarom willen wij podcasten, wat willen we daarmee bereiken, wat kunnen jullie van ons verwachten, wat kunnen jullie niet van ons verwachten. En ik hoop dat jullie er dan even veel zin in krijgen als wij nu hebben.

Jan: We hebben er alvast heel veel zin in. Maar Liesbet, ik vermoed dat heel veel kijkers en luisteraars ons niet gaan kennen. Dus ik ga de vraag stellen die ik in de toekomst aan elke gast ga stellen: wie ben jij? Wie is Liesbet?

Liesbet: Dus ik ben Liesbet Van Riet en met mijn bedrijf Flow Impact wil ik bedrijven, ondernemers, kmo's en andere bedrijven eigenlijk helpen om efficiënter te werken. Ik ben een continuous improvement coach, met tools die komen uit de lean, Six Sigma, change management en dergelijke meer. Ik wil bedrijven helpen om te kijken: hoe kunnen we efficiënter werken? Wat zijn de problemen? Hoe kunnen we onze processen optimaliseren? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat mensen misschien wel liever komen werken? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat verbeteringen die we gezien hebben en die we implementeren, ook echt wel sustainable blijven? Dat het werkt op lange termijn.

Jan: En help je bedrijven vooral besparen? Of wat zijn de positieve gevolgen?

Liesbet: Een groot deel is inderdaad: efficiënt werken is cost savings. Hoe kunnen we besparen? Dat is één deel. Maar ook heel vaak klantentevredenheid. Hoe kunnen we sneller zijn? Hoe kunnen we onze klanten beter bedienen dan onze concurrenten? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat ons personeel graag komt werken en zijn best doet? Dat zijn eigenlijk de drie grote pijlers. De drie grote impacten die je hier kan krijgen.

Jan: Mooi, best uitdagend denk ik wel in deze woelige tijden, en waarschijnlijk hebben veel ondernemers er ook wel nood aan om daarin begeleid te worden.

Liesbet: Inderdaad, ik denk soms helpt het ook gewoon iemand die er een beetje van op afstand naar kijkt. Naïeve vragen stellen: waarom doen jullie dit nu eigenlijk zo? Is dat iets dat historisch gegroeid is? Wat zit daarachter? Wat kan beter? Een klein beetje challenge en wat aan het nadenken zetten. Want absoluut, dat is echt geen rocket science, ook niet wat ik verkoop. Soms is het heel logisch nadenken. Maar af en toe heb je dat klein duwtje van iemand extern nodig. En dat wil ik doen. En vooral ook helpen, dus aangeven hoe je het later zelf zonder mij kan doen.

Jan: Ja, dus als ik het goed begrijp, staat bij jou de mens centraal in je proces.

Liesbet: Ja, want dat is ook belangrijk. Zeker het leanverhaal: dat komt van Toyota. Toyota gebruikte dat al sinds de jaren twintig. En dat is ook de reden waarom de Toyota-auto's zo populair zijn, zo'n lange garantie en kwaliteit gekregen hebben. En dat is daar het belangrijkste: de mens staat centraal, want het zijn de mensen zelf die het werk uitvoeren, die het beste weten wat er werkt en wat er niet werkt.

Jan: En waarom heeft Toyota dit destijds toegepast? Kan je daar iets kort over vertellen?

Liesbet: Dat was meneer Toyota, die keek destijds in een productieomgeving, op een transportband: hoe kun je je stukken nu zo efficiënt mogelijk van je transportband laten komen? Want oorspronkelijk werkte de moeder van meneer Toyota in een fabriek waar ze nog met breimachines werkten, en hij heeft het daar eerst geïmplementeerd en dan naar Toyota gebracht. Wat is dan het verhaal? In Toyota kijkt hij er ook naar om zo weinig mogelijk waste te hebben. Dus ook zo weinig mogelijk stock. Toyota heeft niet zo heel veel magazijnen waar die auto's gestockeerd zijn. Nee, Toyota zorgt ervoor dat die auto's die van de band rollen oké zijn, klaar voor gebruik, en direct naar de klant kunnen, zonder daar te veel vertraging tussen te zetten.

Liesbet: Het zijn ook die mensen die aan die band stonden, waar hij dagelijks langskwam en dan vroeg: oké, wat kunnen we beter, wat werkt er hier niet goed, wat denk je zelf? Kun je het zelf ook oplossen? Daarom ook die coach daarachter. We gaan het niet opdringen, maar we gaan de mensen helpen om het te implementeren.

Jan: Ja, en zo maak ik misschien een klein bruggetje naar het andere deel van onze podcast. Gebruik je ook technologie, AI, bij jouw klanten?

Liesbet: AI is nodig. Ik merk bij de klanten waar ik kom dat nog niet iedereen daar zo voor openstaat. Ik ben pro-AI. Het helpt mijn leven efficiënter te maken en dat is nu net mijn stokpaardje. Dus op vlakken waar AI kan helpen, waar AI repetitief werk kan overnemen zodat je personeel zijn intelligentie kan gebruiken voor iets anders, is dat ideaal.

Liesbet: Maar zeker voor het AI-kantje, Jan, geef ik het woord terug aan jou. Ik heb je leren kennen op een AI-platform. Zo zijn we in contact gekomen. Er was een klik. Maar vertel eens wat jij doet als veteraan in de AI-wereld.

Jan: De veteraan, ja. Maar zo mag je het eigenlijk wel noemen, want ondertussen al meer dan vijf jaar fulltime in AI actief. Ik help eigenlijk dagdagelijks bedrijven, vooral met de integratie van AI: zorgen dat ze AI leren omarmen in plaats van ervan weg te lopen. Want er zijn inderdaad, zoals je net zegt, heel veel bedrijven die angst hebben van AI, die niet weten wat de mogelijkheden zijn, en dat er meer is dan alleen maar met ChatGPT een tekstje schrijven. En dat doen we vandaag voor heel veel bedrijven in binnen- en buitenland.

Jan: En daar merk ik inderdaad ook meer en meer dat bedrijven meestal hun processen niet op orde hebben, en dat de integratie van AI dan wel eens moeilijker kan lopen. Dus ja, dat is iets wat we proberen te doen.

Jan: Ik denk dat we dat hier in de podcast ook een beetje willen doen: andere ondernemers inspireren om enerzijds met processen aan de slag te gaan, en met AI of technologie. Want we zeggen nogal snel AI, maar ik benoem het dikwijls als een stukje technologie in een bedrijf implementeren om zo eigenlijk slimmer te ondernemen.

Jan: Dus Liesbet, vertel jij eens wat het verhaal van onze podcast is en waarom we dit samen gaan doen?

Liesbet: Voilà, ik denk procesoptimalisatie en automatisering gaan hand in hand. En eigenlijk moet je eerst je processen optimaliseren. Want dat zal jij ook al wel tegengekomen zijn, Jan: we gaan hier automatiseren, we gaan er AI op zetten, maar als je proces niet werkt, heb je chaos, en dan ga je eigenlijk door het automatiseren je chaos nog vergroten. En ik denk dat dat ook iets is dat we graag onder de ogen willen brengen van ondernemers. Dat we dat samen willen doen. Hoe zijn je processen? Zijn je processen op punt? En dan kunnen we gaan automatiseren.

Liesbet: We weten even goed: het leven van een ondernemer is niet simpel. Dus wat we ook willen doen in onze podcast, is van elkaar leren. Ik heb dit geprobeerd, dat werkt wel, dat werkt niet. Zeker de moeite waard om eens te proberen. En daarvoor zijn wij hier. We gaan mensen bij elkaar brengen, we gaan vragen stellen over hoe je processen moet veranderen, hoe je kan automatiseren, hoe je AI daarin brengt. Wat zijn de problemen waar je tegen gestoten bent? Hoe heb je dat kunnen oplossen?

Liesbet: Wat is de weerstand waar je tegen gestoten bent? Want ik kan me voorstellen dat AI soms ook wel op wat weerstand stoot. Al die onderwerpen willen we wel ter sprake brengen.

Jan: Misschien moeten we ook even inhaken op waarom we voor de naam Ctrl+Shift gekozen hebben. Kan je misschien iets meer vertellen over die twee toetsen van ons toetsenbord?

Liesbet: Wel, Ctrl en Shift, dat zijn twee toetsen op je toetsenbord die op zich niks betekenen. Maar als je die samen gebruikt met iets, kan je iets in beweging zetten. En dat willen wij ook doen: iets in beweging zetten. En als je bovenop Ctrl en Shift nog een toets gebruikt, kom je heel snel aan een...

Jan: ...nieuwe actie.

Liesbet: En een resultaat, een impact. En dat willen wij ook doen. Eén op Ctrl, één op Shift. Samen gaan we iets in beweging brengen. Dan gaan we heel efficiënt, heel snel misschien al wel impact kunnen maken.

Jan: Ja, ik denk dat je daar de nagel op de kop slaat: we willen niet alleen verhalen brengen, niet alleen getuigenissen, maar we willen echt wel ondernemers gaan inspireren om zelf dingen in beweging te brengen. En ik denk dat Ctrl+Shift dan een heel mooi gekozen naam is, al zeggen we het zelf, we mogen wel een beetje fier zijn, om inderdaad ook een onderneming in beweging te brengen. En daar onderscheiden we ons misschien ook in als podcast: echt wel tips and tricks en hacks meegeven en zo eigenlijk evolueren. Nu, wat mogen de mensen eigenlijk verwachten? Want we gaan verschillende types afleveringen brengen, dacht ik.

Liesbet: Ja, we gaan gasten uitnodigen, van ondernemers tot experten. En dan gaan we daar ervaringen uitwisselen.

Liesbet: Zeker geen educatieve podcast, we gaan geen meester en juf spelen. Nee, het is iets gezelligs, een koffiekransje. We wisselen ervaringen uit. Zijn er tips die onze gast heeft, of zijn er tips die wij hebben, die we kunnen meegeven? Heel praktisch, heel snel. We willen graag dat de luisteraars na elke aflevering naar huis kunnen met iets heel concreets, iets kleins dat ze al kunnen implementeren.

Liesbet: Daarnaast gaan we misschien ook af en toe onder ons een beetje babbelen, vertellen over nieuwe technologieën, over processen, tips meegeven: hoe kan je daarmee aan de slag?

Liesbet: Afhankelijk ook van wat de vraag is: rondetafelgesprekken. Hoe meer ideeën, hoe meer ervaringen, hoe meer we daarvan kunnen leren, denk ik.

Jan: En misschien moeten we hier ook nog bij vertellen dat we eigenlijk ook de luisteraars en kijkers willen oproepen om zelf met ideeën te komen. We willen geen enkele vraag uit de weg gaan, dus we willen zeker iedereen actief oproepen om vragen te stellen aan de podcast, die wij kunnen behandelen, en eventueel later ook nieuwe concepten te bedenken. Als ik het goed heb, hebben er ondertussen al heel wat gasten bevestigd, en zijn er al spontane aanmeldingen van mensen. Dus de mensen kunnen snel de eerste afleveringen verwachten, denk ik. Nu, Liesbet, een van de vaste topics in onze podcast is dat wij enkele stellingen gaan voorleggen aan onze gasten, om hun mening over een bepaald topic te kennen. En surprise: ik heb er vandaag voor jou ook enkele voorzien. Dus ik ga jou een paar stellingen voor de voeten gooien, Liesbet.

Jan: Een kmo is te klein om voor elk bedrijfsverhaal een proces te hebben.

Liesbet: Ja, dat is niet waar, denk ik. Het zijn kmo's, die gaan nog groeien. Die hebben zeker een proces nodig. Het moet geen bureaucratie worden, maar heel simpel: wat zijn onze basisprocessen al? Nemen we nieuwe mensen aan? Dan kunnen we die ook heel gemakkelijk trainen: zo werkt het hier. In kmo's moet iedereen elkaars back-up zijn, wat je ook doet. Iemand in customer service, iemand van de logistiek, in de productie, die moeten vaak elkaars back-up zijn als er vakantie is. Basisprocessen die gedocumenteerd zijn, kunnen echt wel helpen om tijdens die vakantieperiode elkaars taken te kunnen overnemen.

Liesbet: En zeer belangrijk ook: kmo's die gaan groeien, die gaan ook nog moeten leren. Zonder processen, zonder iets echt gedocumenteerd te hebben, kan je ook niet verbeteren. Dat is een van de basisprincipes van lean. Documenteer je proces en kijk: wat loopt er hier goed? Wat kan er beter? Wat kunnen we upscalen?

Jan: En merk je dat dat een onderschat item is binnen een klein bedrijf, een kmo?

Liesbet: Absoluut. Als ik bij kmo's kom, zeggen die: we hebben dat niet nodig, processen zijn voor de big corporates.

Jan: Oké, ik ga je een volgende stelling toegooien. AI gaat de werknemer vervangen.

Liesbet: Nee, en hier weer de leanprincipes. Zoals ik daarnet al zei: AI kan repetitief werk overnemen. Misschien zelfs saai werk, dat we eigenlijk kunnen doorgeven aan die AI. En bij die mensen komt er dan tijd vrij. Die kunnen iets anders doen. Iets dat ze misschien liever doen. Iets dat misschien inderdaad hun intelligentie meer kan uitdagen. Dus nee, ik denk dat dat echt wel complementair is.

Jan: En waar zie je dan vooral de belangrijkste taken voor AI weggelegd binnen een bedrijf, vanuit jouw perspectief als begeleider van bedrijven?

Liesbet: Ik denk dat dat op verschillende vlakken kan. Vooral misschien daar waar er repetitief werk nodig is. Echt wel processen die vaststaan, heel duidelijk, zonder variatie. Dan kan AI zoiets overnemen. En wat kan mijn personeel dan anders gaan doen?

Jan: Oké. En dan nog een laatste om af te sluiten. Niet elke ondernemer is een goede manager.

Liesbet: Absoluut. Ik denk dat je dat zeker moet onderscheiden. Een goede ondernemer start zijn zaak, die weet wat te doen. De manager, en dan vooral de people manager, moet mensen mee krijgen. Ook mensen die geen ondernemersmindset hebben. Hoe kan je dat vertalen, hoe kan je die mee krijgen? Dus het is niet omdat je de founder of CEO bent, dat je dan ook de beste people manager bent.

Jan: Oké. Om misschien af te sluiten, Liesbet: als jij vandaag één tip zou mogen geven aan de kijkers en luisteraars om hun onderneming slimmer te maken, wat zou die tip dan zijn?

Liesbet: Iets dat je morgen al kan doen. Ik zou zeggen: zit eens samen en bespreek eens wat de top drie is van je veelvoorkomende of terugkerende problemen. Wat kan je daaruit leren? Als die antwoorden verschillend zijn, dan moet je eens gaan meten, want dan is de realiteit voor iedereen anders. Als iedereen met diezelfde top drie afkomt, dan denk ik dat je samen al kan beginnen om die top drie te tackelen.

Jan: Bedoel je dan dat de ondernemer met zijn personeel gaat samenzitten, of hoe moet ik dat zien?

Liesbet: Ja, absoluut. Werken aan je zaak. Werken aan je onderneming. Dat is een tip die ik wel vaak meegeef. Een vrijdagnamiddag een uurtje, anderhalf uurtje, met een koffie erbij. Begin eens. Zet je samen, iedereen samen aan tafel, en bespreek eens: wat is nu de top drie van onze meest voorkomende problemen? Ik zeg nog niet de grootste problemen, want dat zijn misschien problemen die wat meer tijd vragen om tot oplossingen te komen. Maar wat is de realiteit van iedereen? Wat zijn de veelvoorkomende problemen? Wat kunnen wij daaraan doen?

Liesbet: En als het moeilijk wordt... Mag ik al een tweede tip geven, Jan? Of moet ik die houden? Denk ook eens na over de top drie van de dingen die goed gaan. Vaak kan je daar misschien ook iets van leren.

Jan: Jij mag tien tips geven als je dat wilt.

Liesbet: Maar meer ga ik niet verklappen.

Jan: En leer je dan als bedrijf het meeste uit de goede dingen of uit de slechte dingen?

Liesbet: Beide. Je leert ook heel veel uit je problemen. Dus ik hoop, en ik heb graag, dat de mensen ook open kunnen zijn over de tegenslagen waar ze tegen gelopen zijn. En wat heb je daaruit geleerd? Wat kan je meegeven? Maar wat heel belangrijk is, en wat in een bedrijf ook te weinig gedaan wordt: deel je, in het Engels noemen ze dat best practices, wat loopt er goed? Deel dat, wees daar trots op, en daar kunnen zeker andere mensen ook van leren. En waarom gaat dat goed? Wat zit daarachter? Als je die reden kent, kunnen we dat misschien ook ergens anders gaan proberen.

Jan: Lijkt me echt super inspirerend om inderdaad elke week in je bedrijf gewoon die analyse te maken. Ik denk dat we dat met z'n allen veel te weinig doen. Dat we veel te weinig naar onszelf kijken, te weinig spiegelen.

Liesbet: Voilà, even de tijd nemen om een step back te nemen en eens te reflecteren: hoe gaat het ermee?

Jan: Oké, goed. Ik denk dat we hier al een einde kunnen maken aan onze eerste aflevering. Is er misschien nog iets wat jij wil zeggen aan onze luisteraars en volgers?

Liesbet: Stay tuned, zou ik zo zeggen. Stay tuned, we kunnen allemaal van andere mensen leren, dus volg ons zeker. En wil jij ook graag ideeën en ervaringen delen? Laat het ons weten. Ik denk dat we heel veel kunnen leren van praktische verhalen van onze collega's.

Jan: Ja, ik denk het ook. En ik was net aan het denken: wij willen ook een beetje leren podcasten. Dit was voor ons ook de eerste keer. Ook daarin zullen wij bijleren en beter leren praten, luisteren en ondernemen. Dus ik wil eigenlijk iedereen oproepen om je al te abonneren, en binnenkort zijn we er met onze eerste aflevering. Dag.

Liesbet: Dankjewel Jan, tot snel!